» Business process management

Business process management, atau dalam bahasa Indonesia Manajemen proses bisnis, adalah sebuah upaya untuk melakukan pengukuran, analisa untuk meningkatkan kinerja proses bisnis menggunakan berbagai macam pendekatan dan model.

kenapa hal ini begitu penting di kelola dengan baik bagi sebuah perusahaan, secara sederhana proses bisnis adalah bagian terpenting yang harus di perhatikan di dalam setiap organisasi/perusahaan, jika hal tersebut bisa di lakukan optimalisasi, maka ada banyak hal positif yang akan di peroleh oleh perusahaan/organisasi.

sebagai sebuah ilustrasi sederhana bagaimana manajemen proses bisnis yang baik sangat memberikan pengaruh yang signifikan dalam sebuah organisasi / perusahaan.

Contoh Organisasi :

sebuah organisasi memiliki pegawai sebanyak 30 orang, dibagi menjadi empat bagian, masing-masing bagian memegang tugas penting di dalam sebuah proses pelayanan yang mereka berikan kepada publik, didalam sebuah proses pelayanan publik yang mereka lakukan selama ini menggunakan proses klasik/manual dan seperti ilustrasi yang anda lihat di dalam tabel ini yang biasa terjadi :

dalam gambar ilustrasi diatas bisa kita lihat untuk dapat melayani seseorang di dalam layanan publik yang mereka berikan memerlukan waktu paling tidak 4 hari untuk bisa di selesaikan, sekilas dilihat hal ini merupakan proses yang wajar !, tetapi bisa di katakan sebenarnya sudah terjadi ketidak efisienan dan berbagai macam kelemahan di dalam penanganan proses bisnis yang mereka miliki.

proses bisnis aslinya hanya memakan waktu 5 menit untuk proses pencatatan, 5 sd 10 menit untuk proses pengecekan dan tidak sampai 1 menit untuk proses tanda tangan. alih-alih yang terjadi proses tersebut justru memakan waktu 1 hari(bahkan bisa lebih jika bisa saja terjadi hal yang tidak di inginkan) untuk di selesaikan.
di karenakan lamanya proses bisnis yang mereka laksanakan di sisi lain akan menimbulkan permasalahan baru, yaitu, ketidak efisienan penggunaan Sumber Daya Manusia, SDM yang harusnya bisa di alokasikan untuk melaksanakan pekerjaan lain yang bermanfaat justru akan cenderung bertindak menunggu sebuah proses untuk bisa selesai terlebih dahulu.
bisa di bayangkan bagaimana jika SDM yang bertugas melakukan pengecekan/persetujuan berhalangan hadir dalam satu kurun waktu tertentu, maka tugas mereka akan mengalami beban berlebih ketika mereka hadir di waktu selanjutnya. dan hal ini cenderung akan menimbulkan waktu proses yang jauh lebih lama dari seharusnya.
proses pengiriman dokumen kebagian selanjutnya yang di lakukan secara manual juga akan dapat menimbulkan permasalahan baru yaitu “kehilangan dokumen yang sudah di proses”, dengan menumpukan sekian banyak proses dalam satu waktu, maka akan membutuhkan tingkat konsentrasi yang lebih untuk mengerjakan, karena SDM akan di tuntut untuk pekerjaan tambahan yaitu melakukan pengurutan atas dokumen berdasarkan urutan penyelesaian.
bisa di bayangkan ketika terjadi sebuah kesalahan pada saat dilakukan pemrosesan dokumen tahap sebelumnya, maka berapa banyak waktu yang harus di alokasikan untuk bisa menyelesaikan perbaikan proses tersebut.

hal yang saya tuliskan di atas merupakan sekelumit permasalahan yang bisa di hadapi oleh organisasi tersebut akibat manajemen proses bisnis yang buruk yang mereka lakukan.

bagaimana jika hal tersebut terjadi di dalam sebuah perusahan atau bisnis, maka “chaos” yang akan cenderung terjadi, karena perusahaan / bisnis memerlukan sebuah respon atas kejadian dalam pasar secara cepat dab tepat. keterlambatan di dalam memberikan respon bisa mengakibatkan kehilangan daya saing bahkan meningkatkan peluang kebangkrutan.

untuk mengatasi permasalahan seperti di atas maka di banyak organisasi/perusahaan moderen maka cenderung melaksanakan penyederhanaan di dalam proses bisnisnya, paling tidak melibatkan komputerisasi terpusat akan banyak membantu di dalam menyelesaikan sebuah proses bisnis, kita bisa melihatnya di dalam ilustrasi proses bisnis di bawah ini :

sebelum kita membahas kelebihannya, saya akan mengurai terlebih dahulu apa yang terjadi ketika sebuah proses BPM di lakukan menggunakan komputer terpusat.

customer/pelanggan/ mitra/ masyarakat di minta mengisi sebuah form di dalam komputer mereka, dan juga di minat melampirkan berbagai macam data yang di perlukan untuk membuktikan ke absahan dokumen,
data yang mereka input di kirimkan oleh server kepada bagian A, Bagian A tidak lagi melakukan pencatatan, karena pencatatan sudah di lakukan oleh customer/pelanggan/ mitra/ masyarakat , hal ini bisa memudahkan bagian A untuk langsung melakukan pemeriksaan atas dokumen yang di kirimkan, ketika pemeriksaan di anggap terjadi fraud/kegagalan maka data bisa langsung di alihkan kembali ke pemohon, tetapi jika lolos verifikasi data maka di lanjutkan ke proses selanjutnya.
setelah di lakukan verifikasi investigatif maka di kirimkan untuk di lakukan persetujuan oleh SDM/Pejabat yang berwenang.
setelah di setujui data di kirimkan kembali ke server untuk di lanjutkan ke tingkat/proses selanjutnya.
proses bisnis yang berjalan pada nomor 2,3,4 akan berulang terus sampai dengan tingkat dimana dokumen/proses dinyatakan selesai dan di kembalikan ke pemohon dalam bentuk hasil dari permohonan.

kita bisa lihat dalam ilustrasi kedua, proses bisnis yang terjadi tetap sama seperti pada ilustrasi pertama, tetapi kartena melibatkan komputer terpusat, penyelesaian proses bisnis menjadi jauh lebih cepat, apa manfaat yang akan di dapatkan dari proses bisnis yang jauh lebih cepat ?.

organisasi /bisnis bisa melayani lebih banyak permintaan karena proses yang jauh lebih cepat.
karena proses lebih cepat, maka SDM yang tersedia bisa di alokasikan untuk pekerjaan lain, seperti : analisa, melaksanakan tindakan preventif atas suatu situasi, penyusunan laporan, dan lain sebagainya.
meminimalisir kemungkinan kehilangan dokumen, di karenakan dokumen di proses secara elektronik maka kemungkinan kehilangan dokumen dapat jauh di minimalisir.
ketika terjadi kesalahan di dalam di jalankannya proses bisnis, maka lebih mudah untuk di lacak untuk di lakukan perbaikan, karena setiap interaksi dokumen dicatat secara pasti oleh komputer.
memberikan kepastian akan waktu layanan yang di berikan, kepuasan customer/pelanggan/ mitra/ masyarakat merupakan bagian terpenting dari hasil yang di harapkan dalam proses pelayanan, dengan kepastian waktu layanan akan memberikan peningkatan kepuasan customer/pelanggan/ mitra/ masyarakat atas layanan yang di berikan.
data terpusat akan membuka kemungkinan untuk bisa melihat sebuah evemt atau kejadian secara komperhensif, karena seluruh data yang diperlukan untuk mengambil keputusan atas sebuah kejadian, siap di panen / di dapatkan di dalam pusat data.
proses yang tercatat di dalam sebuah data terpusat, bsia di jadikan rujukan di dalam melakukan monitoring terhadap kinerja SDM yang di miliki.

sebenarnya lebih banyak lagi keuntungan yang bisa di dapatkan ketika melibatkan komputer terpusat di dalam melakukan sebuah Manajemen proses bisnis.

apakah perusahaan/bisnis/organisasi anda ingin memanfaatkan teknologi komputer terpusat ( server ) di dalam Business Process Management yang anda miliki saat ini, anda bisa menghubungi kami untuk melakukan konsultasi dan menerapkan sistem yang sesuai bagi perusahaan/bisnis/organisasi anda