10 Alasan Kenapa Perusahan Harus Beralih ke Format Digital
Terbit : April 24, 2025 Ditulis Oleh : Admin
dalam era persaingan global seperti sekarang ini, maka setiap perusahaan/bisnis di tuntut untuk bisa beradaptasi dengan cepat terhadap seluruh kemungkinan yang terjadi, hal ini di karenakan seluruh respon yang di berikan oleh perusahaan/bisnis terhadap sebuah kejadian akan sangat mempengaruhi terhadap keberlangsungan perusahaan/bisnis itu sendiri.
beralih ke format digital tidak hanya perihal perubahan dokumen fisik menjadi format digital saja, tetapi juga seluruh aspek di dalam operasional perusahaan/bisnis itu sendiri, kenapa hal tersebut menjadi penting ?, berikut 10 Alasan kenapa perusahaan/bisnis anda harus beralih ke format digital.
1.Efisiensi Operasional
salah satu aspek paling penting di dalam perusahaan/bisnis adalah operasional, seperti kita ketahui bersama bahwasanya proses operasional pada perusahaan/bisnis konvensional cenderung memakan waktu yang lama dan cenderung berbelit, hal ini menjadikan perusahaan/bisnis berjalan lambat dan cenderung memiliki banyak hambatan baik langsung maupun tidak langsung.
secara sederhana bisa dikatakan bahwasanya digitalisasi membantu menyederhanakan proses bisnis. Dengan sistem otomatisasi dan perangkat lunak manajemen, dengan begitu tugas-tugas manual yang memakan waktu lama bisa diselesaikan dengan lebih cepat dan akurat.
sebagai contoh : PT XYZ sebuah perusahaan retail konvesional ingin memesan barang kepada PT.ABC, maka PT XYZ mengirimkan dokumen pemesanan melalui layanan pengiriman dokumen, hal ini tentunya akan memakan waktu dan biaya, ketika PT.XYZ sudah beralih ke format digital makam PT.XYZ melakukan pemesanan barang ke PT.ABC menggunakan layanan email, hal ini akan memangkas biaya pengiriman dokumen dan juga waktu pemesanan.
2.Penghematan Biaya
dengan beralih menggunakan format digital, maka perusahaan/bisnis juga dapat melakukan penghematan biaya, seperti contoh yang saya tuliskan pada poin nomor 1 diatas beralih keformat digital PT.XYZ dapat menghemat biaya pengiriman dokumen pemesanan.
contoh lainnya adalah : PT XYZ sebuah perusahaan retail konvesional melakukan pencatatan penjualan secara konvensional, tentunya hal ini akan menimbulkan biaya-biaya seperti, penyediaan kertas nota, buku manual akutansi, dll, ketika PT XYZ beralih menggunakan format digital mereka melakukan pencatatan penjualan melalui komputer, tentunya biaya-biaya penyediaan dokumen fisik seperti nota, kwitansi, tempat penyimpanan dan pengolahan dokumen dapat di minimalisir, mengingat seluruh data di simpan di dalam perangkat keras penimpanan di dalam komputer.
3.Akses Data yang Lebih Cepat
pada perusahaan yang sudah beralih ke dalam format digital maka seluruh catatan transaksi di simpan ke dalam perangkat komputer, hal ini memungkinkan para stakeholder perusahaan/bisnis memanfaatkan data atas hasil transaksi secara lebih mudah dimanapun mereka berada, hal ini menjadikan para stakeholder perusahaan/bisnis dapat mengambil keputusan secara lebih cepat.
4.Keamanan yang Lebih Baik
Salah satu kerentanan yang di miliki oleh data/dokumen fisik adalah : rentan terhadap kehilangan atau kerusakan (misalnya karena kebakaran atau banjir). tentunya jika hal tersebut(hilang/rusak) terjadi, maka tidak tertutup kemungkinan dapat timbul kerugian bagi perusahaan/bisnis baik secara langsung maupun tidak langsung.
Perusahaan/bisnis yang telah bertransformasi ke format digital memiliki keuntungan, karena data/dokumen disimpan dalam bentuk digital maka selama bisa menjamin media penyimpanan (komputer) dalam keadaan baik hal tersebut dapat di hindari.
Saat ini juga sudah banyak penyedia jasa penyimpanan data profesional berbasis cloud, server, dll , perusahaan/bisnis bisa memanfaatkan hal tersebut, dan Sistem digital yang dikelola secara profesional juga menawarkan enkripsi data, backup otomatis, dan kontrol akses yang lebih ketat.
5. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan
didalam proses pelayanan pelanggan pada perusahaan/bisnis konvensional data-data pelanggan, pesanan, tersimpan dalam tempat terpisah dan tak jarang harus melalui proses administrasi panjang untuk dapat memperolehnya, Sedangkan dalam format digital data tersebut sudah pasti tersedia dan mudah di akses, tentu saja hal tersebut berdasarkan hak akses yang sudah diatur sebelumnya, hal ini akan memungkinkan proses layanan pelanggan menjadi lebih mudah dan fokus pada penyelesaian permasalahan itu sendiri.
Dengan sistem digital, proses pelayanan pelanggan bisa dipercepat. Misalnya, pelacakan pesanan, penanganan keluhan, atau update status layanan bisa dilakukan secara real-time.
6. Kemudahan Kolaborasi
Dokumen digital bisa dibagikan dengan cepat ke berbagai pihak dalam satu waktu. hal ini tentunya bisa di manfaatkan oleh para stakeholder untuk bisa berkolaborasi memanfaatkan hal tersebut, seperti pada contoh diatas sebelumnya, tim layanan pelanggan memiliki akses kepada data pelanggan, pesanan, dengan menggunakan dokumen tersebut tim layanan pelanggan dapat memanfaatkannya untuk memberikan layanan maksimal terhadap para pelanggan, dengan begitu seluruh tim didalam perusahaan/bisnis bisa bekerja sama secara sinkron, meskipun berada di lokasi yang berbeda.
7. Peningkatan Akurasi
Otomatisasi dan digitalisasi membantu mengurangi risiko human error, terutama dalam entri data, pelaporan, dan analisis. hal ini akan membantu menciptakan kondisi tingkat akurasi data yang mumpuni ketika data tersebut akan digunakan.
sebagai contoh, jika seseorang di minta mengisi formulir secara manual, terdapat sebuah kolom yang meminta pengguna mengisi data alamat, kecamatan, dalam isian manual dapat terjadi dualisme penulisan seperti “joharbaru” atau “johar baru”, hal ini dapat di minimalisir dengan penentuan isi konten secara digital dengan menyediakan pilihan kecamatan “Johar Baru” agar data yang di hasilkan memiliki keakuratan dan juga konsistensi yang baik.
8. Analisis Data yang Lebih Mendalam
Data yang tersimpan dalam format digital bisa dengan mudah diolah untuk menghasilkan insight penting bagi pengambilan keputusan. Ini sangat penting dalam strategi bisnis berbasis data.
sebagai contoh sederhana PT.XYZ menyimpan data penjualan mereka di dalam bentuk digital(di dalam sebuah aplikasi penjualan), maka bisa menhasilkan data analisis seperti penjualan bulanan, harian, tahunan, bahkan dalam keadaan tertentu bisa menghasilkan data trend produk/jenis yang laku didalam musim/waktu tertentu.
dengan pemanfaatan data digital maka bukan tidak mungkin analisis dapat di lakukan secara lebih komperhensif, bahkan anda bisa memanfaatkan nya untuk fungsi-fungsi yang terhubung dengan statistik, tidak hanya data penjualan, pemebelian atau data keuangan, dalam kondisi tertentu bisa juga di manfaatkan untuk mengukur kinerja dari setiap individu/ bagian/ dalam sebuah perusahaan/bisnis.
9. Dukungan untuk Inovasi
Perusahaan yang telah terdigitalisasi lebih mudah mengembangkan produk atau layanan baru karena infrastruktur digital memungkinkan pengujian dan pengembangan yang lebih cepat.
hal Inovasi yang terjadi biasanya di lahirkan dari proses kolaborasi, insight data, dan produk hasil digitalisasi perusahaan/bisnis yang sudah di jalankan, dikarenakan proses pengambilan keputusan lebih mudah, dengan insight data lebih luas, maka anda bisa menghasilkan produk/layanan yang lebih sesuai dan baik di masa mendatang.
10. Daya Saing di Pasar
Di dunia bisnis yang kompetitif, perusahaan yang tidak go digital berisiko ditinggalkan oleh konsumen dan mitra bisnis. Digitalisasi adalah kunci untuk tetap relevan dan kompetitif.
Topik:
Hubungi Kami
Tinggalkan Balasan